Naskah dinas di lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan (KKP) merupakan informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat oleh pejabat yang berwenang dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan. Penulisan naskah dinas memiliki struktur atau ketentuan yang sudah ditetapkan, tentunya dengan berbagai peraturan yang mengikat dan memberikan makna yang jelas dan spesifik. Penulisan naskah dinas di berbagai instansi atau lembaga pemerintah memiliki peran yang sangat sentral dalam konteks administratif, namun hingga sekarang masih sering ditemukan adanya kesalahan dalam penulisan naskah dinas.

       Seringkali ditemukan naskah dinas yang keliru dalam tata cara atau ketentuan penulisannya, sehingga diperlukan adanya penguatan dan kepedulian yang lebih untuk senantiasa memperhatikan ketentuan tata naskah yang telah dibuat. Hal tersebut sangat penting karena ketentuan yang terdapat dalam tata naskah dinas mengatur jenis, format atau susunan baik kop, kepala surat, batang tubuh maupun kaki surat dan sebagainya.

Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Tentang Tata Naskah Dinas

di Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan

     Tata naskah dinas adalah penyelenggaraan komunikasi tulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. Peraturan atau ketentuan penulisan naskah dinas di lingkungan KKP itu sendiri sudah tertuang dalam Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor 26/PERMEN-KP/2019 Tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan. Tata Naskah Dinas di lingkungan KKP memiliki tujuan untuk menciptakan kelancaran komunikasi tulis internal maupun komunikasi tulis eksternal yang efektif dan efisien. Peraturan mengenai tata naskah tersebut memiliki sasaran, yaitu tercapainya kesamaan pengertian dan pemahaman dalam penyelenggaraan Tata Naskah Dinas di seluruh unit kerja di lingkungan KKP, terwujudnya keterpaduan pengelolaan Tata Naskah Dinas, kemudahan dan kelancaran komunikasi tulis dinas, efektifitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah dinas dan berkurangnya tumpang tindih dalam tata naskah dinas. Peraturan Menteri tersebut menjadi acuan dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan oleh seluruh unit kerja KKP, termasuk Balai Riset Perikanan Budidaya Ikan Air Tawar dan Penyuluhan Perikanan (BRPBATPP).

        Dalam implementasinya, BRPBATPP berupaya menjadikan Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor 26/PERMEN-KP/2019 sebagai pedoman dalam penulisan naskah dinas. BRPBATPP memiliki cara tersendiri agar setiap naskah dinas yang dibuat dapat sesuai dengan peraturan yang ditetapkan yaitu dengan membuat infografis.

                   Infografis Penulisan Tata Naskah Dinas (Surat Dinas dan Memorandum)

Pembuatan infografis disusun oleh bagian kehumasan dan kearsipan. Infografis tersebut dibuat untuk mengilustrasikan peraturan ketentuan penulisan naskah dinas agar lebih mudah dipahami, jelas dan efektif seperti yang dijelaskan oleh Baldinger (1986:120) bahwa ilustrasi adalah seni membuat gambar yang berfungsi untuk memperjelas dan menerangkan naskah. Dalam infografis tersebut memuat ketentuan atau aturan penulisan naskah dinas yang dikemas dengan perpaduan teks dan ilustrasi gambar tanpa menghilangkan  maksud dan tujuan yang terkandung dalam Peraturan Menteri tersebut.

         Infografis Penulisan Tata Naskah Dinas (Surat Undangan dan Surat Tugas /Perintah)

Dalam infografis yang telah dibuat lebih ditekankan mengenai aturan-aturan yang lebih spesifik seperti aturan huruf yang digunakan, margin atau jarak spasi, lampiran dan lain-lain. Meskipun terkesan sepele namun hal kecil inilah yang kadang terlupakan, karena ketentuan yang terdapat dalam peraturan menteri yang telah dibuat lebih menitikberatkan kepada aturan baku penulisan naskah maka dengan adanya infografis diharapkan ketentuan penulisan tata naskah dapat lebih jelas dipahami sehingga dapat mengurangi atau menghilangkan kesalahan dalam penulisan naskah dinas. Selain itu infografis tersebut memberikan penyegaran dengan tampilan menarik yang dihadirkan.

Dalam pelaksanaannya, penulisan naskah dinas di BRPBATPP belum sepenuhnya sesuai dengan Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan No. 26/ PERMEN-KP/2019, namun ke depannya BRPBATPP akan meningkatkan kualitas penulisan naskah dinas dengan  mengimplementasikan peraturan menteri tersebut secara keseluruhan.

Penulis: Dianto (mahasiswa magang Universitas Pakuan)

Editor/Supervisor: Shanti Dewi Hafsanita, S.Pi, M.Eng