Indonesia   |   English  
Saran Dan Pengaduan

Balai Riset Perikanan Budidaya Air Tawar dan Penyuluhan Perikanan
Badan RIset dan SDM Kelautan dan Perikanan
Kilas Berita  
Mengenal Arsip Dinamis di Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan

Arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan Pencipta Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Menurut Sulistyo-Basuki (1996: 36) arsip dinamis memiliki berbagai kegunaan seperti untuk pengambilan keputusan, dokumentasi, jawaban atas pertanyaan, rujukan atau membantu tuntunan hukum. Dalam siklus ini informasi terekam digunakan sesuai dengan tujuan penciptannya.

 

Arsip dinamis memiliki ciri-ciri tersendiri yaitu  bersifat aktual dan berlaku secara langsung yang masih diperlukan dan dapat dipergunakan dalam kegiatan administrasi perkantoran, cenderung memiliki nilai guna yang berubah dan manfaat yang dihasilkan bagi organisasi berdasarkan fungsi dokumen tersebut dan terakhir pada dasarnya arsip dinamis bersifat tertutup sehingga pengelolaan dan perlakuannya harus mengikuti ketentuan tentang kerahasiaan dokumen tersebut.

 

Arsip dinamis dibedakan menjadi 3 jenis yaitu arsip aktif, arsip inaktif dan arsip vital. Arsip aktif merupakan arsip yang  memiliki intensitas penggunaan tinggi yang digunakan secara berkelanjutan dalam kegiatan adiministratif  dan dikelola oleh unit kerja yang ditugaskan pada suatu instansi atau organisasi tertentu. Contohnya yaitu daftar hadir atau absensi pegawai. Arsip inaktif merupakan jenis arsip yang intensitas penggunaannya sudah menurun tetapi harus disimpan untuk kepentingan referensi yang kapan saja diperlukan dan pengelolaannya dilaksanakan oleh unit kerja sentral dalam suatu instansi atau organisasi. Contohnya yaitu laporan keuangan 5 tahun sebelumnya dan sebagainya. Arsip vital merupakan arsip yang keberadaannya sebagai persyaratan dasar untuk kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak dapat tergantikan apabila hilang atau rusak. Contohnya yaitu sertifikat tanah dan bangunan.

 

Setelah mengetahui apa itu arsip dinamis, ciri-ciri dan jenisnya terdapat hal yang tidak kalah penting untuk diketahui yaitu pengelolaan arsip dinamis. Arsip dinamis perlu pengelolaan yang baik karena menjadi bukti dasar dalam pengambilan keputusan dan sebagai tolak ukur dari melakukan sebuah kegiatan.

 

Berdasarkan Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor 8/PERMEN-KP/2021 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan, pengelolaan arsip dinamis terdiri dari empat tahapan yaitu penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan.

 

 

Tahapan Pengelolaan Arsip Dinamis

 

Penciptaan arsip meliputi pembuatan arsip dan penerimaan arsip. Dalam pelaksanaan penciptaan arsip harus senantiasa memperhatikan ketentuan yang telah ditetapkan. Pencatatan harus dilakukan dalam pembuatan arsip dinamis. Setelah dilakukan pencatatan didistribusikan kepada pihak yang berhak. Arsip yang telah didistribusikan selanjutnya dilakukan pemantauan oleh pencipta arsip. Penerimaan arsip dianggap sah apabila diterima oleh pihak yang berwenang menerima dan dilakukan pencatatan oleh pihak penerima.

 

Penciptaan Arsip

 

Penggunaan arsip dinamis dilaksanakan dengan memperhatikan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis. Penggunaan arsip dinamis diperuntukkan bagi kepentingan kerja di lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan (KKP). Arsip dinamis akan selalu digunakan oleh instansi atau organisasi terkait untuk kepentingan manajerial dan operasional. Maka dari itu arsip dinamis wajib untuk disediakan bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak. Arsip dinamis harus dibuat daftar berdasarkan dua kategori yaitu arsip terjaga dan arsip umum.

Pemeliharaan arsip bertujuan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip. Hal tersebut dapat dilakukan dengan memastikan arsip diberkaskan sesuai dengan klasifikasi arsip. Memastikan arsip yang diberkaskan lengkap sebagai suatu keutuhan kegiatan dan tidak mengalami perubahan. Arsip yang diberkaskan memiliki kode klasifikasi yang tepat dan disimpan sesuai dengan klasifikasi arsip. Memastikan penggunaan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip secara konsisten dan terakhir arsip ditata dan disimpan dengan menggunakan prasarana dan sarana kearsipan yang sesuai dengan standar.

 

Penyusutan arsip dinamis dilakukan oleh unit kearsipan dengan melibatkan unit pengolah. Arsip dinamis yang akan dikurangi dilakukan dengan cara memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, yang dalam pelaksanaanya memperhatikan bentuk dan media arsip. Pemusnahan arsip menjadi tanggung jawab pimpinan pencipta arsip dan dilakukan setelah mendapatkan persetujuan tertulis dari Arsip Nasional Republik Indonesia. Pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip yang tidak memiliki nilai guna, telah habis masa retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip, tidak terdapat ketentuan peraturan perundangan-undangan yang melarang dan terakhir tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.

 

Dapat disimpulkan  bahwa arsip dinamis di lingkungan KKP  merupakan arsip yang memiliki peran penting dalam menjalankan kegiatan operasional dan manajerial dan dalam pengelolaannya pun diatur dalam Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan No. 8/PERMEN-KP/2021 sebagai pedoman dalam penyelenggaraan kearsipan di lingkungan KKP.

 

Penulis: Dianto (mahasiswa magang Universitas Pakuan)

Editor: Shanti Dewi Hafsanita, S.Pi, M.Eng

BPPSDM_BRPBATPP   25 Juli 2022   Dilihat : 1243



Artikel Terkait: