Indonesia   |   English  
Saran Dan Pengaduan

Balai Riset Perikanan Budidaya Air Tawar dan Penyuluhan Perikanan
Badan RIset dan SDM Kelautan dan Perikanan
Kilas Berita  
Pemusnahan Arsip lingkup BRPBATPP

APA TUJUAN PEMUSNAHAN ARSIP DAN BAGAIMANA PROSEDURNYA?

 

Penyusutan arsip dalam bentuk pemusnahan merupakan salah satu cara untuk mengurangi jumlah arsip sehingga tercipta efisiensi dan efektifitas dalam penyelenggaraan kearsipan. Bukan sekedar untuk mewujudkan efisiensi dan efektifitas, tetapi pemusnahan arsip merupakan upaya untuk menjaga keamanan informasi yang terkandung dalam arsip dari penyalahgunaan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggungjawab sekaligus menyelamatkan arsip yang bernilai guna yaitu arsip yang mengandung nilai guna kebuktian dan informasional.

 

Pemusnahan arsip ditujukan terhadap arsip-arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna; telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) sesuai dengan Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor 9 Tahun 2021 tentang Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip, dan Sistem Klasifikasi keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan; tidak sedang terkait dengan peraturan perundang-undangan yang melarang; dan tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.

 

Sebelum dilakukan pemusnahan, arsip inaktif diseleksi terlebih dahulu. Kegiatan ini meliputi mengidentifikasi, menyeleksi dan verifikasi berkas arsip yang akan diusulkan musnah oleh pencipta arsip berdasarkan JRA sehingga menghasilkan suatu daftar arsip usul musnah.

                 

Proses pemusnahan arsip melalui beberapa tahapan yakni penyeleksian dan penilaian arsip serta persetujuan pemusnahan. Penyeleksian arsip inaktif di Balai Riset Perikanan Budidaya Air Tawar dan Penyuluhan Perikanan (BRPBATPP) dilakukan pada bulan Agustus dan September 2021 oleh Arsiparis BRPBATPP.  Adapun penilaian arsip usul musnah dilakukan oleh Tim Penilai Arsip BRPBATPP yang terdiri dari Kepala BRPBATPP, subkoordinator pencipta arsip, arsiparis dan pengelola persuratan.

 

Pemusnahan arsip harus mendapat persetujuan dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan terbitnya Keputusan Menteri Kelautan dan Perikanan tentang pemusnahan dan penghapusan arsip. Oleh karena itu Kepala BRPBATPP menyampaikan surat kepada Sekretaris Badan Riset dan Sumber Daya Manusia (BRSDM) tertanggal 21 Oktober 2021 mengenai Permohonan Proses Pemusnahan Arsip. Kemudian Sekretaris BRSDM memproses lebih lanjut kepada Kepala Biro Umum dan PBJ dengan surat tertanggal 4 November 2021. Sekretaris Jenderal KKP menindaklanjutinya kepada Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) melalui surat tertanggal 28 Desember 2021. Kepala ANRI menerbitkan surat tertanggal 22 Februari 2022 tentang Persetujuan Pemusnahan Arsip.

 

Pada tanggal 30 Maret 2022 telah terbit Keputusan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor 6/KEPMEN-KP/SJ/HK/2022 tentang Pemusnahan dan Penghapusan Arsip di Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan yang Dikelola oleh Badan Riset dan Sumber Daya Manusia Kelautan dan Perikanan pada Balai Riset Perikanan Budidaya Air Tawar dan Penyuluhan Perikanan. Dengan dikeluarkannya Keputusan Menteri Kelautan dan Perikanan tersebut, maka BRPBATPP mendapat persetujuan untuk melakukan pemusnahan arsip.

 

Kementerian Kelautan dan Perikanan (KKP) telah memiliki kerja sama dengan PT. Putraduta Buanasentosa, yang lebih dikenal dengan nama IndoArsip, dalam melakukan kegiatan pemusnahan arsip KKP. Fasilitas yang diberikan IndoArsip adalah pemberian boks dan pengambilan boks. Pada tanggal  17 Mei 2022, IndoArsip melakukan pengambilan boks BRPBATPP yang akan dimusnahkan sejumlah 10 boks berukuran besar atau setara dengan 35 boks arsip standar KKP.

       

Pengambilan arsip oleh IndoArsip di kantor BRPBATPP

 

Pelaksanaan pemusnahan arsip bertempat di PT. Putraduta Buanasentosa, Kawasan Delta Silicon Cikarang Jawa Barat pada tanggal 19 Mei 2022 dengan menggunakan mesin shredder berukuran besar. Pemusnahan arsip disaksikan oleh Tim BRPBATPP terdiri dari Arif Budiman selaku Kepala Subbagian Umum, Shanti Dewi Hafsanita (Arsiparis Muda) dan Wita Maulita (Pengelola Persuratan) serta Sekretariat BRSDMKP yakni Hendarsyah selaku Subkoordinator Umum dan Arsiparis Muda serta Ifik Fabiyanto (Arsiparis Pertama). Selanjutnya pemusnahan arsip didokumentasikan dalam Berita Acara yang menerangkan pelaksanaan pemusnahan arsip BRPBATPP dan ditandatangani oleh para saksi.

 

       

Pemusnahan arsip di PT. Putraduta Buanasentosa, Cikarang

 

Hal yang menarik dari kerja sama antara KKP dan IndoArsip adalah sama-sama mendapatkan manfaat atau mutual benefit. Satuan Kerja / Unit Pelayanan Teknis di lingkungan KKP memperoleh fasilitas boks untuk pengangkutan arsip, pengambilan boks arsip di lokasi kantor dan pemusnahan arsip di ruang pemusnahan IndoArsip. Sedangkan IndoArsip memperoleh material kertas untuk dicacah yang kemudian dikomersialkan kepada pihak lain guna menjadi bahan baku industri bubur kertas. Dengan demikian pada akhirnya dapat terciptanya zero waste yang mendukung program ramah lingkungan.

 

Penulis: Shanti Dewi Hafsanita, S.Pi, M.Eng

Editor: Iman Slamet, S.Kom

Admin BRPBATPP   30 Mei 2022   Dilihat : 76



Artikel Terkait: