Indonesia   |   English  
Saran Dan Pengaduan

Balai Riset Perikanan Budidaya Air Tawar dan Penyuluhan Perikanan
Badan RIset dan SDM Kelautan dan Perikanan
Kilas Berita  
Susut Arsip

 

SUSUT ARSIP RAMPINGKAN PENGGUNAAN RUANGAN

 

Sebagian besar instansi Pemerintah menyimpan arsip di ‘gudang’ yang berakhir pada menggunungnya arsip. Seringkali arsip bercampur dengan ‘sampah’. Sampah di sini berupa kertas koran, majalah, buku umum, buletin, map dan kardus.

 

BRPBATPP didampingi Biro Umum dan PBJ serta Sekretariat BRSDMKP telah melaksanakan penyusutan arsip pada 6-8 November 2019. Penyusutan arsip dilakukan guna mengurangi arsip dengan cara memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah (Unit Eselon IV) ke unit kearsipan (Subbagian Tata Usaha) dalam BRPBATPP; memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku; dan menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip Nasional.

 

Penyusutan tidak sembarangan dilakukan, namun ditujukan terhadap arsip-arsip yang jangka waktu penyimpanan atau retensinya telah habis. Jangka waktu penyimpanan arsip ditentukan oleh jadwal retensi arsip yang disusun berdasarkan ketentuan peraturan perundangan yang berlaku.

                  

Langkah-langkah yang dilakukan sebagai berikut:

  1. Pra penyusutan

Pra penyusutan adalah kegiatan persiapan yang dilakukan sebelum proses penyusutan dimulai. Kegiatan ini dilakukan sebagai fasilitasi kegiatan penyusutan mulai dari mempersiapkan ruangan untuk penyusutan, perlengkapan untuk membantu penyusutan seperti masker, sarung tangan, tali rapia, gunting, boks arsip, dan rak penyimpanan arsip.

  1. Analisis kearsipan

       Analisis ini merupakan kegiatan observasi kearsipan di lapangan untuk mengetahui informasi arsip yang ada mulai dari jenis dan kondisi fisik arsip, tahun pembuatan, dan penyebaran penyimpanan arsip.

  1. Pemisahan arsip dan non arsip

       Kegiatan ini penting dilakukan untuk mempermudah proses penyusutan arsip, sehingga arsip yang akan disusutkan tidak tercampur dengan ‘sampah’ alias bahan non arsip.

  1. Penyusutan arsip

Setelah semua persiapan di atas dilakukan, maka proses selanjutnya adalah melakukan penyusutan arsip dengan tahapan:

  • Mempersiapkan jadwal retensi arsip (JRA) sesuai Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor 67/PERMEN-KP/2016 tentang Kearsipan di Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan. JRA ini berisi sekurang-kurangnya nomor, jenis arsip, jangka waktu simpan aktif dan inaktif serta keterangan yang berisi nasib akhir arsip apakah akan permanen, dinilai kembali atau musnah;
  • Memisahkan arsip yang akan dimusnahkan dan yang akan disimpan kembali.

 

  1. Penyimpanan arsip

Arsip-arsip yang masih memiliki nilai guna, diberkaskan (dikelompokkan berdasarkan masalahnya) kemudian disimpan ke dalam boks arsip dengan diberikan daftar arsip dan label/kode untuk mempermudah penemuan kembalinya. Arsip tersebut disimpan di ruang arsip.

 

Admin BRPBATPP   27 November 2019   Dilihat : 345



Artikel Terkait: