INSPEKTORAT JENDERAL

Kilas Berita  
Ditulis oleh rahayu winarti



Strategi Komunikasi Dalam Peningkatan Kualitas Audit Intern Pemerintah di lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan



Author/Penuis: Rahayu Winarti



Pada masa sekarang ini keberhasilan audit diukur bukan dari jumlah temuan, namun dari kualitas rekomendasi yang dapat ditindaklanjuti oleh auditi, dan mampu menghilangkan akar permasalahan dengan tuntas. Hal ini sejalan dengan tekad dari Inspektorat Jenderal KKP mempertahankan level 3 penilaian Internal Audit Capability Model (IACM), dimana salah satu yang menjadi penilaian adalah tindak lanjut hasil audit Itjen KKP.

Keberhasilan penyelesaian rekomendasi oleh auditi tidak lepas dari kualitas rekomendasi yang disusun, dan rekomendasi yang disusun dipengaruhi pula oleh kualitas komunikasi auditor dengan auditi. Melalui komunikasi persuasif (Prasetyo, dkk, 2007), akan didapatkan umpan balik sesuai keinginan komunikator. Dalam audit, komunikasi persuasif banyak digunakan, mulai dari permintaan kesediaan auditi untuk membantu kelancaran audit, hingga mendorong auditi untuk melaksanakan rekomendasi audit. Dengan penerapan teknik komunikasi yang tepat, akan diperoleh data dan informasi secara efektif, sehingga temuan dan rekomendasi disepakati sekaligus dapat ditindaklanjuti oleh auditi.

Di internal tim sendiri, komunikasi memegang peranan penting, mulai dari tahap perencanaan audit (antara lain penyusunan ruang lingkup, metodologi dan program kerja audit), pelaksanaan audit (pembahasan suatu temuan), penyiapan konsep dan penyusunan LHA (reviu KKA dan penyusunan konsep temuan hingga finalisasi laporan). Komunikasi audit yang tidak efektif dapat mengakibatkan temuan dan rekomendasi yang disusun kurang memadai, sehingga penyelesaian tindak lanjut dapat berlarut-larut karena adanya dispute oleh auditi. Hal ini terlihat dari masih banyaknya sisa temuan hasil pengawasan Itjen yang belum ditindaklanjuti, bahkan terdapat 93 rekomendasi yang berpotensi tidak dapat ditindaklanjuti (data sementara per 31 Desember 2016).

Berkenaan dengan upaya peningkatan kualtias komunikasi audit tersebut, terdapat beberapa Standar Audit Intern Pemerintah Indonesia yang terkait secara langsung maupun tidak langsung dengan komunikasi dalam audit, yang semestinya secara konsisten diterapkan. Beberapa standar tersebut dapat diringkas pada Tabel berikut:

Tabel 1 Beberapa Standar Audit Intern Pemerintah Indonesia yang Terkait dengan Komunikasi dalam Audit

Kode


Standar yang diatur

4000


Komunikasi hasil penugasan audit intern

4010


Kriteria komunikasi

4011


Komunikasi atas kelemahan Sistem Pengendalian Intern

4012


Komunikasi atas ketidakpatuhan auditi terhadap peraturan perundang-undangan, kecurangan, dan ketidakpatutan (abuse)

4020


Kualitas komunikasi

4030


Metodologi, bentuk, isi, dan frekuensi komunikasi

4040


Tanggapan auditi

4050


Kesesuaian dengan standar audit

4060


Pendistribusian hasil audit intern

4100


Pemantauan Tindak Lanjut

2000


Kompetensi dan Kecermatan Profesional

2012


Kompetensi standar

3100


Sifat Kerja Kegiatan Audit Intern




3110


Tata Kelola Sektor Publik




3120


Manajemen ResikoKomunikasi Hasil Penugasan Audit Intern (Standar 4000)



Secara umum, tujuan standar 4000 adalah untuk mengomunikasikan hasil penugasan audit intern kepada auditi dan pihak lain yang berwenang berdasarkan peraturan perundang-undangan. Selain itu, dengan standar 4000 ini, kesalahpahaman atas hasil penugasan audit intern dapat dihindari, dan sebagai bahan tindakan perbaikan bagi auditi dan instansi terkait, serta memudahkan pemantauan tindak lanjut untuk menentukan pengaruh tindakan perbaikan yang semestinya telah dilakukan.

Dengan berfokus pada Standar 4000, 2000, 3110, dan 3120, menurut penulis terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan berkaitan dengan upaya peningkatan kualitas komunikasi:

Komunikasi akhir hasil penugasan audit intern harus berisi pendapat auditor dan/atau kesimpulan, dengan mempertimbangkan harapan auditi dan para pemangku kepentingan lainnya, yang didukung informasi yang cukup/lengkap, kompeten, relevan, dan berguna, akurat, dan melalui kendali mutu, serta mempertimbangkan tanggapan auditi (Standar 4010: Kriteria Komunikasi Hasil Penugasan Audit Intern).
Kelemahan atas sistem pengendalian intern yang dilaporkan adalah yang mempunyai pengaruh signifikan, sedangkan kelemahan yang tidak signifikan cukup disampaikan kepada auditi dalam bentuk surat (management letter) (Standar 4011: Komunikasi atas Kelemahan Sistem Pengendalian Intern, dan Standar 4030: Metodologi, Bentuk, Isi, dan Frekuensi Komunikasi).
Apabila peraturan perundang-undangan mengatur bahwa APIP harus segera melaporkan adanya ketidakpatuhan terhadap peraturan perundang-undangan, kecurangan, dan ketidakpatutan (abuse) maka auditor harus segera melaporkan sesuai dengan ketentuan internal APIP tanpa harus menunggu laporan hasil audit diselesaikan (Standar 4012: Komunikasi atas Ketidakpatuhan Auditi terhadap Peraturan Perundang-undangan, Kecurangan, dan Ketidakpatuhan, dan Standar 4030: Metodologi, Bentuk, Isi, dan Frekuensi Komunikasi).
Hasil audit disampaikan tepat waktu, meyakinkan (persuasif), konstruktif, dan jelas (Standar 4020: Kualitas Komunikasi, dan Standar 4060: Pendistribuasian Hasil Audit Intern).
Jika komunikasi hasil akhir mengandung kesalahan atau kelalaian yang signifikan, pimpinan APIP harus mengomunikasikan informasi yang telah diperbaiki kepada semua pihak yang menerima komunikasi aslinya (Standar 4020: Kualitas Komunikasi). Hal ini sejalan pula dengan Standar 4040: Tanggapan Auditi, yang antara lain menyatakan: “apabila tanggapan dari auditi bertentangan dengan kesimpulan, fakta, dan rekomendasi dalam laporan hasil audit intern, dan menurut pendapat auditor tanggapan tersebut tidak benar, maka auditor harus menyampaikan ketidaksetujuannya atas tanggapan tersebut beserta alasannya secara seimbang dan objektif. Sebaliknya, auditor harus memperbaiki laporannya, apabila auditor berpendapat bahwa tanggapan tersebut benar”. Ini berarti jika tanggapan auditi diterima maka auditor perlu mengungkapkan secara tertulis dalam laporan, termasuk melakukan ralat apabila LHA telah terlanjur didistribusikan.
Komunikasi audit intern harus dibuat secara tertulis untuk menghindari kemungkinan salah tafsir atas kesimpulan, fakta, dan rekomendasi auditor. Keharusan membuat komunikasi secara tertulis tidak berarti membatasi atau mencegah komunikasi lisan dengan auditi selama proses audit berlangsung. Ini artinya, dalam mendapatkan data dan informasi dengan auditi, auditor hendaknya sebisa mungkin selalu mendokumentasikannya. Dalm hal ini, wawancara yang dilakukan pun hendaknya dibuatkan Berita Acara Permintaan Wawancara yang berisikan ringkasan hasil wawacara dengan auditi. (Standar 4030: Metodologi, Bentuk, Isi, dan Frekuensi Komunikasi).
Dalam standar 2012 (kompetensi standar) disebutkan bahwa auditor harus mempunyai kompetensi teknis untuk dapat melaksanakan penugasan audit intern sesuai dengan jenjang jabatan Auditor, dan salah satu kompetensi teknis tersebut adalah kompetensi bidang komunikasi. Kemampuan komunikasi mutlak diperlukan auditor untuk menggali semaksimal mungkin data dan informasi yang dibutuhkan dalam mendukung dan merumuskan suatu temuan.
Standar 3110: Tata Kelola Sektor Publik. Standar ini masuk dalam Standar 3100 tentang Sifat Kerja Kegiatan Audit Intern. Dalam standar 3110 ini disebutkan bahwa kegiatan audit intern harus dapat mengevaluasi dan memberikan rekomendasi yang sesuai untuk meningkatkan proses tata kelola sektor publik, diantaranya dalam hal mengkomunikasikan informasi risiko dan pengendalian ke area-area organisasi auditi yang tepat.
Standar 3120: Manajemen Risiko. Disebutkan bahwa informasi risiko yang relevan harus dipetakan dan dikomunikasikan secara tepat waktu di seluruh auditi, yang memungkinkan staf, manajemen auditi, dan pimpinan auditi untuk melaksanakan tanggung jawab masing-masing.

Sehubungan dengan standar-standar tersebut, menurut penulis ada beberapa hal yang perlu disarankan kepada pimpinan Itjen KKP secara khusus, dan kepada seluruh auditor dalam rangka peningkatan kualitas komunikasi audit:

Perlu adanya perbaikan Pedoman dan/Atau Prosedur Operasional Standar Pengawasan, khususnya terkait: a) Format dan mekanisme pelaporan hasil pengawasan, yaitu format surat (management letter) untuk melaporkan kelemahan yang tidak signifikan (tidak perlu laporan lengkap berbentuk buku), sehingga proses distribusi ke auditi dan tindak lanjut dapat dipercepat. b) Format dan mekanisme pelaporan ketidakpatuhan terhadap peraturan perundang-undangan, kecurangan, dan ketidakpatutan (abuse) atas temuan yang strategis/penting/mendesak, atau hasil pemetaan risiko, dan perlu segera ditindaklanjuti; c) Mekanisme percepatan penyelesaian LHA tanpa mengurangi kendali mutu yang memadai. Dengan adanya Audit Management System (AMS) yang akan segera diimplementasikan oleh Inspektorat Jenderal, perlu disepakati atau disusun mekanisme kendali mutu/reviu berjenjang atas temuan secara elektronik, sehingga diharapkan konsep laporan dapat segera selesai dan dapat segera didistribusikan.
Perlunya perbaikan mekanisme pencetakan dan pendistribusian LHA;
Perlu disusun mekanisme/pedoman perbaikan atas suatu LHA jika ditemukan kesalahan setelah LHA didistribusikan, antara lain terkait: a) pihak yang bertanggungjawab membuat ralat (Ketua Tim/Pengendali Teknis/Pengendali Mutu/Inspektur/Sekretaris Itjen/Irjen atau pihak lain); b) pihak yang wajib menerima ralat (kepada siapa saja ralat harus didistribusikan); c) format ralat (berita acara/surat keterangan/LHP revisi); d) perlu atau tidaknya penarikan LHP yang ‘salah’ tersebut. Pedoman ini perlu disusun agar tidak ada saling lempar tanggung jawab manakala diperlukan suatu revisi atau ralat atas LHP yang telah diterbitkan/didistribusikan kepada auditi.
Penyusunan Pedoman/Panduan Komunikasi dalam Audit Intern dan Penerapan Manajemen Interaksi. Penulis berpendapat beberapa teknik komunikasi yang perlu dikembangkan oleh auditor guna meningkatkan kualitas komunikasi dan hasil audit secara keseluruhan, khususnya dalam bentuk wawancara, kuisioner dan konfirmasi, mengingat ketiga teknik komunikasi tersebut sering dipakai dalam audit.
Reviu atas Kebijakan Sistem Rekrutmen dan Pelatihan. Penempatan tenaga auditor seharusnya tetap memperhatikan faktor keahlian, keterampilan, dan pengalaman tanpa mengesampingkan faktor karakter dan kepribadian calon auditor. Hal ini juga sejalan dengan hasil penelitian/kajian dari Alim, dkk (2007), dan M.Taufik (2008) yang menegaskan pentingnya keahlian dan kompetensi teknis auditor termasuk di dalamnya kompetensi teknis komunikasi audit.

Hal yang tidak kalah penting adalah penerapan teknik komunikasi (penulis berfokus pada teknik wawancara, kuisioner, dan konfirmasi) yang baik. Dalam melaksanakan wawancara, seorang auditor harus mampu bergaul dan berinteraksi dengan auditi, menyusun pertanyaan yang spesifik yang bisa membuat responden secara sukarela memberikan informasi, dan menghindari penggunaan pertanyaan yang menimbulkan persepsi ganda, dan hindari menyimpulkan pernyataan atau jawaban auditi, ungkap apa adanya fakta dari wawancara tanpa ditambahi atau dikurangi.

Adapun dalam penyiapan dengan kuisioner, perlu dihindari pertanyaan dengan jawaban yang “menjebak”, artinya pertanyaan yang membuat responden tidak punya pilihan selain menjawab jawaban yang sesuai dengan keinginan auditor (pertanyaan yang mengarah pada jawaban tertentu, atau leading question). Buatlah pilihan yang banyak dan seimbang, yaitu tidak mendukung dan tidak menolak atau netral. Juga, perlu dipertimbangkan penetapan rentang skor dan skala sehingga terhindar dari bias. Jika jumlah pilihan skor ganjil, misalnya pilihan jawaban: tidak informatif, informatif, cukup informatif, kurang informatif, dan tidak informatif, maka ada kemungkinan responden akan memilih cukup informatif untuk menghindari perasaan ‘tidak enak’ meskipun sebenarnya ingin menjawab tidak informatif. Demikian pula, responden bisa saja kebingungan untuk membedakan pilihan jawaban setuju dengan sangat setuju. Akan lebih baik jika menggunakan skala skor, misalnya pilihan dari 1 hingga 10, dengan penjelasan pada pertanyaan bahwa semakin besar berarti semakin sesuai dengan keinginan responden.

Dalam hal pelaksanaan konfirmasi, auditor harus mempelajari terlebih dahulu profil dan psikologi pihak yang akan dimintai konfirmasi. Jika pihak tersebut diduga/berpotensi ikut melakukan fraud, tentu cara komunikasi yang disampaikan harus mendorong agar pihak tersebut mau menyampaikan informasi yang benar tanpa merasa diperiksa. Konfirmasi dilakukan kepada beberapa pihak yang berkompeten sehingga data dan informasi yang didapatkan sedapat mungkin valid, tidak bias, dan lengkap. (/B.AS)





DAFTAR PUSTAKA

Agus Tri Prasetyo, R. Bramantyo, Ed.4. 2007. Teknik Komunikasi Audit. Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pengawasan BPKP.
Alim, Nizarul. M, dkk. Pengaruh Kompetensi dan Independensi Terhadap Kualitas Audit Dngan Etika Auditor Sebagai Variabel Moderasi. Simposium Nasional Akuntansi X, 2007.
BPKP, Modul Pendidikan dan Pelatihan Pembentukan Auditor Investigatif, Teknik Wawancara, 2007
Mochammad Taufik. Pengaruh Pengalaman Kerja dan Pendidikan Profesi Auditor Internal Terhadap Kemampuan Mendeteksi Fraud. Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah. Skripsi. 2008.
The Institute of Internal Auditors, 2012, Standar Internasional Praktik Profesional Audit Internal.
Yayasan Pendidikan Internal Auditor, 2015, Standar Profesional Audit Internal.

itjen   29 Oktober 2017   Dilihat : 705



Artikel Terkait:
Website Security Test